Cloud in der öffentlichen Verwaltung: Effizienz steigern, Kosten senken, Bürgernähe schaffen

Effizienz steigern und Prozesse digitalisieren

Ein Blick nach Estland zeigt eindrücklich, wie weit die Digitalisierung im öffentlichen Sektor gehen kann: Nahezu alle Verwaltungsleistungen von der Steuererklärung bis zur Fahrzeugzulassung sind im nördlichsten baltischen Staat online verfügbar. Dafür nutzt Estland eine eigene staatliche Cloud-Infrastruktur, die auf hohen Sicherheitsstandards basiert.

Auch in der Schweiz werden ähnliche Ansätze verfolgt. Mit admin.digital steht Gemeinden eine ISO-27001-zertifizierte Open-Source-Cloud-Plattform zur Verfügung. Sie ermöglicht digitale Schalterdienste, Formularprozesse oder Reservationen, die alle zentral über Schweizer Rechenzentren betrieben werden. Cloud-Lösungen verhindern nicht nur Mehrfacherfassungen, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Interne Abläufe lassen sich durch Workflow-Automatisierungen effizienter gestalten – beispielsweise bei der Bearbeitung von Sozialhilfegesuchen, bei denen Routineprüfungen automatisiert im Hintergrund ablaufen.

Mehr dazu auf der Website der Bundeskanzlei Schweiz:

Digitale Transformation der Verwaltung

Cloud-Migration: IT-Kosten senken und flexibel bleiben

Viele Verwaltungen befürchten, dass die Migration in die Cloud hohe Kosten verursacht. Die Praxis zeigt jedoch oft das Gegenteil. Die Stadt Zug konnte durch den Umstieg auf eine Cloud-basierte Lösung die Betriebskosten für ihre IT-Infrastruktur deutlich reduzieren.

• Eigene Server müssen nicht mehr beschafft, betrieben und gewartet werden.
• Behörden zahlen nur die Kapazitäten, die sie tatsächlich nutzen.
• Systeme lassen sich flexibel hoch- oder herunterfahren etwa während der Steuererklärungsfrist oder bei Volksabstimmungen.

So sinken die Fixkosten spürbar, während Wartungs- und Stromkosten zurückgehen. Das freiwerdende Budget kann in Innovationsprojekte wie digitale Bürgerportale oder Chatbots für Auskunftsdienste investiert werden.

Cloud & Datenschutz: Sicherheit auf höchstem Niveau

Gerade im öffentlichen Sektor hat der Schutz sensibler Daten höchste Priorität. Moderne Cloud-Anbieter erfüllen jedoch Sicherheitsstandards, die weit über das hinausgehen, was in vielen kommunalen Rechenzentren möglich ist. Die Cloud-Strategie des Bundes legt klare Grundlagen für die Nutzung von Cloud-Technologien fest. Sie sieht einen Hybrid-Ansatz vor: Bundesstellen kombinieren eigene Rechenzentren, Private Clouds und zertifizierte Public Clouds.

Die Stadt Winterthur zeigt, wie das praktisch funktioniert: Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf sensible Sozialdaten, während technische Updates im Hintergrund automatisch erfolgen. Das Ergebnis: höhere Sicherheit, bessere Nachvollziehbarkeit und weniger Administrationsaufwand.

Digitale Bürgerdienste durch Cloud-Plattformen

Cloud-Technologien ermöglichen Bürgerinnen und Bürgern einen modernen, digitalen Zugang zur Verwaltung. Ein Beispiel liefert die Steuerverwaltung des Kantons Zürich: Steuerpflichtige können Unterlagen digital einreichen und den Bearbeitungsstatus jederzeit online verfolgen. Solche Services entlasten nicht nur die Schalter, sondern steigern auch die Zufriedenheit, da Anliegen unabhängig von Öffnungszeiten erledigt werden können.

Auch für Verwaltungen ergeben sich Vorteile: Pilotprojekte wie digitale Baugesuchsverfahren lassen sich in kleinem Rahmen testen, ohne sofort grosse Investitionen in Hardware zu tätigen. Bei Erfolg können sie schrittweise ausgebaut werden – so entsteht eine Verwaltung, die kontinuierlich lernfähig ist und flexibel auf neue Bedürfnisse reagiert.

Lesetipp: E-Government Schweiz: Strategie «Digitale Verwaltung Schweiz 2024 – 2027» [PDF]

Krisensicherheit und Zukunftsfähigkeit

Die Corona-Pandemie hat deutlich gemacht, wie wichtig digitale Arbeitsmodelle sind. Verwaltungen, die bereits Cloud-Technologien nutzten, konnten schneller auf Homeoffice und Videokonferenzen umstellen ein Beispiel sind die Cloud-Dienste, die die Bundesverwaltung während des Lockdowns verstärkt nutzte.

Cloud-Systeme machen Mitarbeitende unabhängig vom Standort des Rathauses oder Amtsgebäudes, sei es im Krisenfall, bei Bauarbeiten oder Naturkatastrophen. Automatische Backups und redundante Systeme stellen sicher, dass die Arbeit auch bei Störungen oder Ausfällen weitergeht. Die geplante Swiss Government Cloud soll diesen Ansatz noch verstärken: Sie wird Bund und Kantonen eine sichere, flexible Infrastruktur bereitstellen, die langfristig auf neue gesetzliche und gesellschaftliche Anforderungen vorbereitet ist.