Project Management Office Effiziente Einführung & Einsatz

Das Project Management Office (PMO) ist wie der Dirigent in einem Orchester – es gibt den Projekten den Takt vor, damit sie regelkonform durchgeführt und abgeschlossen werden können. Es etabliert einheitliche Regeln, überwacht den Fortschritt und entlastet die Ressourcen. Für eine gelungene Einführung braucht es eine gute Planung, die Unterstützung der Geschäftsleitung und eine gewisse Agilität. In diesem Artikel zeigen wir die wichtigsten Schritte auf, um ein PMO effizient und schwungvoll ins Leben zu rufen.

Was macht ein PMO?

Kurz gesagt stellt ein PMO sicher, dass alle Projekte nach den gleichen Spielregeln ablaufen. Es stellt einheitliche Methoden und Prozesse bereit, die von allen Projektteams verwendet werden. Durch die Rolle als zentrale Anlaufstelle behält das PMO den Fortschritt gut im Auge und greift ein, wenn Unstimmigkeiten auftreten. Basierend darauf liefert es regelmässig Berichte über den Status sowie den Erfolg der Projekte. Bei der Ressourcenkoordination übernimmt es ebenfalls eine zentrale Schlüsselrolle.
Das PMO nimmt auch eine bildende Rolle ein. Schulungen und Workshops werden durchgeführt, um die Projektmanagement-Kompetenzen der Mitarbeiter zu stärken. Durch Mentoring und Coaching unterstützt das PMO die berufliche Entwicklung der Projektleiter und -mitglieder, was wiederum die Gesamtqualität der Projekte verbessert.

Ein PMO fungiert somit als Dreh- und Angelpunkt für alle projektbezogenen Aktivitäten und sorgt für Konsistenz und Transparenz.

Nehmen wir mal an, Ihr Unternehmen möchte in nächster Zeit ein PMO etablieren. Um nicht planlos in das Vorhaben zu starten, schlagen wir folgende Best Practises für die effiziente Einführung und den Einsatz vor:

Wie führe ich ein PMO effizient ein?

1 Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Ihre Unternehmung sollte sich im ersten Schritt Gedanken machen, welche Anforderungen sie an einem PMO haben und welche Herausforderungen bevorstehen könnten. Es muss ein Austausch mit diversen Stakeholdern gesucht und eine enge Beziehung mit ihnen aufgebaut werden. Wer sind die Hauptansprechpartner, welche Stakeholder haben am meisten Einfluss? Haben wir die benötigten Ressourcen und Skills? Wie sieht die aktuelle Situation aus und was wollen wir erreichen?

Alle diese Fragen müssen unbedingt geklärt und die Erkenntnisse dazu dokumentiert werden. Methodiken wie beispielsweise die SWOT- oder Gap-Analyse können hier hilfreich sein. Daraus lassen sich klare Ziele und KPIs für das PMO festlegen, um den Erfolg messen zu können. Diese sollen an alle Stakeholder kommuniziert werden.
2 Unterstützung der Geschäftsleitung sichern

Als zentrale Drehscheibe muss das PMO eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten – immerhin hilft es dabei, auch strategische Ziele der Unternehmung voranzutreiben. Die Unterstützung aus dem Top-Management hilft dem PMO, eine fundierte und akzeptierte Position im Unternehmen einzunehmen, seine Arbeiten effizienter durchzuführen und somit zu verbesserten Erfolgsquoten bei Projekten beizutragen.
3 Struktur und Funktionalität festlegen

Das PMO muss klar strukturiert sein und über definierte Verfügbarkeiten und Rollen verfügen. Ein zentrales PMO ist beispielsweise für alle Projekte innerhalb des Unternehmens verantwortlich und kann somit Prozesse viel einheitlicher verwalten. Dezentrale PMOs unterstützen hingegen spezifische Projekte oder Geschäftsbereiche, haben aber den Vorteil, dass sie besser auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen eingehen können. Je nach Grösse und Ressourcen des PMO ist aber auch eine hybride Struktur möglich.
4 Prozesse und Tools

Ein wesentlicher Aspekt des PMO ist die Implementierung standardisierter Prozesse und geeigneter Tools. Dies umfasst geeignete Projektmanagement-Software, wobei Confluence, Jira oder Service Now zu den gängigsten Tools gehören. Je nach Bedürfnissen eignen sich jedoch andere Tools für das standardisierte Projektmanagement. Prozesse werden am besten in BPMN- oder Flussdiagramm-Format bereitgestellt, da diese auch von Personen leicht zu verstehen sind, die nicht in Projekten involviert sind. Diese sollten flexibel genug sein, um an unterschiedliche Projektanforderungen angepasst zu werden, aber konsistent genug, um eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten. Dashboards und regelmässige Statusberichte helfen, eine Übersicht aus den Projekten zu visualisieren und eine effektive Kommunikation zu fördern.
5 Schulung und Change-Management

Um die Akzeptanz und die Awareness des PMO sicherzustellen, sind Schulungsprogramme im Rahmen von Workshops und ein effektives Change-Management unerlässlich. Diese sollen Mitarbeitende auf allen Ebenen über die Vorteile und Funktionen des PMO informieren sowie fortlaufende Weiterbildungsmöglichkeiten bieten, um die Kompetenzen im Rahmen des Projektmanagements zu stärken. Eine Bereitstellung von einem Servicekatalog wäre hierbei ein guter Ansatz, um den Stakeholder die Aufgabenbereiche zur Verfügung stellen zu können.
6 Kontinuierliche Verbesserung

Die Anforderungen in Projekten ändern sich stetig und so muss auch ein PMO ein dynamisches Gebilde sein, das sich kontinuierlich weiterentwickelt. Regelmässige Überprüfungen und Anpassungen an die sich ändernden Bedürfnisse und Ziele der Organisation sind essenziell. Mithilfe von Workshops und Umfragen können die Lessons Learned sowie die Zufriedenheit zum PMO festgehalten werden.

Wie weiss ich, dass mein PMO optimal eingerichtet ist?

Die aufgezählten Best Practises leisten alle einen massgebenden Beitrag dazu, dass die Projekte reibungslos und auf hoher Effizienz laufen. Das kann sich unter anderem durch…

…eine erhöhte Transparenz im Projektportfolio,
…optimierte Ressourcenallokation (Vermeidung von Engpässen und Verkürzen von Projektlaufzeiten),
…verbesserte projektübergreifende Kommunikation,
…aussagekräftigere Berichtserstattung (und somit eine verbesserte Entscheidungsfindung)
…und eine höhere Erfolgsquote der Projekte

zeigen. Allein ein optimales PMO verhilft natürlich nicht zu einem 100%igen Projekterfolg, minimiert jedoch aufgrund seiner strukturierten und vereinheitlichten Prozesse redundante Arbeiten und ein mangelhaftes Risiko- oder Qualitätsmanagement.

Fazit

Die Einführung eines effizienten Project Management Office (PMO) kann für eine Organisation ein echter Gamechanger sein. Ein gut implementiertes PMO sorgt für klare Strukturen, einheitliche Methoden und eine optimale Ressourcennutzung, was letztlich zu einer höheren Erfolgsquote bei Projekten führt. Es schafft Transparenz, verbessert die Kommunikation und stellt sicher, dass alle Projekte in Einklang mit den strategischen Zielen der Organisation stehen.
Die erfolgreiche Einführung und Instanthaltung eines PMO erfordert sorgfältige Planung, die Unterstützung des Managements und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Anpassung. Doch die Mühe lohnt sich: Ein starkes PMO ist ein unschätzbarer Partner, wenn es um die optimale PM-Durchführung geht.
Mit diesen Schritten legen Sie den Grundstein für eine nachhaltige und effiziente Projektkultur in Ihrer Organisation. Wir freuen uns, Sie auf diesen Weg begleiten zu dürfen.

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Medina Alilovski

Consultant

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