Project Management Office Effiziente Einführung & Einsatz
Das Project Management Office (PMO) ist wie der Dirigent in einem Orchester – es gibt den Projekten den Takt vor, damit sie regelkonform durchgeführt und abgeschlossen werden können. Es etabliert einheitliche Regeln, überwacht den Fortschritt und entlastet die Ressourcen. Für eine gelungene Einführung braucht es eine gute Planung, die Unterstützung der Geschäftsleitung und eine gewisse Agilität. In diesem Artikel zeigen wir die wichtigsten Schritte auf, um ein PMO effizient und schwungvoll ins Leben zu rufen.
Was macht ein PMO?
Kurz gesagt stellt ein PMO sicher, dass alle Projekte nach den gleichen Spielregeln ablaufen. Es stellt einheitliche Methoden und Prozesse bereit, die von allen Projektteams verwendet werden. Durch die Rolle als zentrale Anlaufstelle behält das PMO den Fortschritt gut im Auge und greift ein, wenn Unstimmigkeiten auftreten. Basierend darauf liefert es regelmässig Berichte über den Status sowie den Erfolg der Projekte. Bei der Ressourcenkoordination übernimmt es ebenfalls eine zentrale Schlüsselrolle.
Das PMO nimmt auch eine bildende Rolle ein. Schulungen und Workshops werden durchgeführt, um die Projektmanagement-Kompetenzen der Mitarbeiter zu stärken. Durch Mentoring und Coaching unterstützt das PMO die berufliche Entwicklung der Projektleiter und -mitglieder, was wiederum die Gesamtqualität der Projekte verbessert.
Ein PMO fungiert somit als Dreh- und Angelpunkt für alle projektbezogenen Aktivitäten und sorgt für Konsistenz und Transparenz.
Nehmen wir mal an, Ihr Unternehmen möchte in nächster Zeit ein PMO etablieren. Um nicht planlos in das Vorhaben zu starten, schlagen wir folgende Best Practises für die effiziente Einführung und den Einsatz vor:
Wie führe ich ein PMO effizient ein?
Wie weiss ich, dass mein PMO optimal eingerichtet ist?
Die aufgezählten Best Practises leisten alle einen massgebenden Beitrag dazu, dass die Projekte reibungslos und auf hoher Effizienz laufen. Das kann sich unter anderem durch…
…eine erhöhte Transparenz im Projektportfolio,
…optimierte Ressourcenallokation (Vermeidung von Engpässen und Verkürzen von Projektlaufzeiten),
…verbesserte projektübergreifende Kommunikation,
…aussagekräftigere Berichtserstattung (und somit eine verbesserte Entscheidungsfindung)
…und eine höhere Erfolgsquote der Projekte
zeigen. Allein ein optimales PMO verhilft natürlich nicht zu einem 100%igen Projekterfolg, minimiert jedoch aufgrund seiner strukturierten und vereinheitlichten Prozesse redundante Arbeiten und ein mangelhaftes Risiko- oder Qualitätsmanagement.
Fazit
Die Einführung eines effizienten Project Management Office (PMO) kann für eine Organisation ein echter Gamechanger sein. Ein gut implementiertes PMO sorgt für klare Strukturen, einheitliche Methoden und eine optimale Ressourcennutzung, was letztlich zu einer höheren Erfolgsquote bei Projekten führt. Es schafft Transparenz, verbessert die Kommunikation und stellt sicher, dass alle Projekte in Einklang mit den strategischen Zielen der Organisation stehen.
Die erfolgreiche Einführung und Instanthaltung eines PMO erfordert sorgfältige Planung, die Unterstützung des Managements und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Anpassung. Doch die Mühe lohnt sich: Ein starkes PMO ist ein unschätzbarer Partner, wenn es um die optimale PM-Durchführung geht.
Mit diesen Schritten legen Sie den Grundstein für eine nachhaltige und effiziente Projektkultur in Ihrer Organisation. Wir freuen uns, Sie auf diesen Weg begleiten zu dürfen.
