Einsatz von KI im Projektmanagement

Was ist KI?

Unter KI wird diejenige Technologie verstanden, die selbst lernend ist und Lösungen auf Grundlage von Erfahrung entwickelt. Indem sie daraus lernt und dies auf andere Beispiele anwendet. Das Einsatzgebiet von KI ist dabei vielfältig. Sowohl Wirtschaft, Gesellschaft und Forschung haben das Potenzial der KI erkannt. Dies zeigt sich in bekannten Beispielen wie dem autonomen Fahren oder durch Sprachassistenten. Zunächst scheint es, dass Projektmanagement wenig für KI geeignet ist. Da Projekte einzigartige Vorhaben sind, die sich nur bedingt automatisieren lassen. Es scheint, dass Daten zum Trainieren aufgrund dieser Charakteristik nicht ausreichend oder unstrukturiert vorliegen. Werden jedoch nicht einzelne Projekte betrachtet, sondern das prozessorientierte Projektmanagement, gibt es durchaus die Möglichkeit KI einzusetzen. Damit sind beispielsweise Aufgaben der Gestaltung und Lenkung von Projekten gemeint. Der Einsatz von KI im Projektmanagement ist jedoch noch selten. Dies weil aktuell Potenziale nicht erkannt werden oder noch nicht genau klar ist, wie der Einsatz erfolgen soll. KI weist jedoch durchaus Vorteile in verschiedenen Einsatzgebieten des Projektmanagements auf. Diese Einsatzgebiete müssen folglich eruiert werden, um aufzuzeigen, wo KI im Projektmanagement verwendet werden kann.

Einsatzgebiete

KI kann im Projektmanagement dort eingesetzt werden, wo menschliches Denken durch Algorithmen unterstützt wird. Diese Algorithmen werden dem maschinellen Lernen zugeordnet. Das bedeutet, dass die KI aus zuvor gemachten Erfahrungen Entscheide trifft. Limite hinsichtlich des Einsatzes von KI bestehen im Projektmanagement dort, wo Empathie, Kreativität oder sonstiges menschliches Verhalten benötigt wird. Da Projektmanagement über das reine Einhalten von Regeln und über Algorithmen hinaus geht. Dennoch unterstützt KI bereits heute das Projektmanagement in vielen Bereichen und spielt somit durchaus eine Rolle. Beispielsweise kann KI bei Planungsaufgaben unterstützen, in dem zum Beispiel automatisch Projektstrukturpläne erstellt werden. Weiter kann mittels KI die Projektgrösse abgeschätzt oder die Definition von Anforderungen unterstützt werden sowie den benötigten Aufwand abschätzen. Dies zeigt, dass durch KI wiederkehrende Aufgaben automatisch und beschleunigt ausgeführt werden können. KI ist zudem in der Lage, Daten in Echtzeit zu generieren und auszuwerten, um den Projektfortschritt zu prüfen. Dadurch kann der Projektleiter schnell auf Unerwartetes reagieren. Zukünftig kann KI ebenfalls im Risikomanagement zum Einsatz kommen. Indem potenzielle Risiken anhand von bereits vorhandenen Daten identifiziert werden. Weiter können durch KI Verzögerung im Projekt im Voraus erkannt werden und Entscheide evidenzbasiert getroffen werden. Auch beim Ressourcenmanagement kann KI eingesetzt werden. Indem mittels KI-Projektressourcen effizient verwaltet werden. Somit eignet sich KI bestens für das Erledigen von zeitaufwändigen und wiederkehrenden Aufgaben sowie für die Datenanalyse. KI kann somit zur Effizienzsteigerung beitragen. In dem sie das Projektmanagement hinsichtlich Kosten, Zeit oder Qualität unterstützt oder Optimierungsvorschläge und Handlungsempfehlungen abgibt. Dies zeigt, dass KI in verschiedenen Bereichen des Projektmanagement eingesetzt werden kann und so Unterstützung bietet. Jedoch noch Limiten bestehen und gewisse Tätigkeiten weiterhin von Menschen durchgeführt werden müssen.

Chatbots im Projektmanagement

Es gibt verschiedene KI-Tools, die im Projektmanagement eingesetzt werden können und dieses so unterstützen. Eine Möglichkeit stellen Chatbots dar. Nachfolgend werden einige Beispiele von Chatbots aufgeführt, die im Projektmanagement eingesetzt werden.

Der Chatbot PMOtto beispielsweise ist ein auf maschinellem Lernen basierende Projektassistenz, die Vorschläge zu Zeit, Kosten und Ressourcenplanung macht. Ein anderer Chatbot, der im Projektmanagement eingesetzt werden kann, ist Stratejos. Mit diesem Chatbot können die Aufgaben eines Projektteams geplant werden. Der Chatbot fordert die Teammitglieder beispielsweise auf, Arbeiten zu erledigen, er informiert das Projektteam über anstehende Aufgaben oder hilft Ihnen bei dem Erfassen von neuen Tasks. Auch die Projektmanagementsoftware Redbooth verwendet einen Chatbot. Mittels einem Kanban Board werden die Aufgaben und Probleme dargestellt. Der Chatbot unterstützt unter anderem beim Anlegen von neuen Aufgaben. Dafür schlägt er Endtermine und geeignete Teammitglieder für die Aufgabenbearbeitung vor. Es werden aber nicht nur Chatbots im Projektmanagement verwendet. Ein auf KI basierendes Tool, das sich mit dem Ressourceneinsatz auseinandersetzt, ist Colverleaf. Dieses Tool ermöglicht Einblicke in die Teamzusammenarbeit und erstellt basierend darauf Vorschläge für eine optimale Projekt-Teamkonstellation. Die Software Wrike hilft bei der Projektplanung, indem automatisiert diverse Dokumente durchsucht werden, um die benötigten Informationen dem Projektteam zu liefern. Aribis hingegen eignet sich zur Analyse der Ressourcen und hilft diese zum günstigsten Zeitpunkt einzusetzen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten das KI durchaus Potenzial hat, das Projektmanagement zu unterstützen. Beispielsweise bei der Ressourcenplanung oder der Projektplanung. Die Unterstützung kann beispielsweise via Chatbot erfolgen aber auch andere Tools, welche auf KI basieren werden eingesetzt. Dennoch bestehen aktuell noch Limiten hinsichtlich des Einsatzes von KI im Projektmanagement. Nämlich dann, wenn menschliches Verhalten gefragt wird. Der Technologische Fortschritt sollte dennoch weiterverfolgt werden, um weitere potenziale rechtzeitig zu erkennen.

Referenzen

Daniel, C. (2018). Künstliche Intelligenz − Projektmanagement der Zukunft

Auth, G., Jöhnk, J., & Wiecha, D. A. (2021). Künstliche Intelligenz im Projektmanagement − Ein Ordnungsrahmen zur Potenzialabschätzung und Lösungskonzeption.

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Bollmann, M., & Janiak, A. (2021). Der Traum von stabilen und zuverlässigen Projektplänen. Von Künstliche Intelligenz im Projektmanagement

Hagenau, T. (2023). Projektmanagement: Übernimmt die KI ab hier?