Informationsverwaltung von Geschäftsdokumenten Grundsätze, Lebenszyklus & Voraussetzungen

Ein Unternehmen verwaltet eine grosse Menge an Geschäftsinformationen in Papier- und elektronsicher Form. Dies sollte effizient, transparent und nachvollziehbar geschehen. Eine strukturierte und geregelte Informationsverwaltung von Geschäftsdokumenten ist deshalb unvermeidbar.

Grundsätze der Geschäftsverwaltung

Ein Geschäft muss rechtskonform und geordnet verwaltet werden. Dies gewährleistet, dass die relevanten Geschäftsdokumente vollständig, nachvollziehbar und transparent vorhanden sind.
Eine fachgerechte und professionelle Geschäftsverwaltung beinhaltet drei Basiselemente:

Organisationsvorschriften (OV)

Die OV definieren in verbindlicher Form wie geschäftsrelevante Informationen bewirtschaftet werden. Zusätzlich werden die Zuständig- und Verantwortlichkeiten sowie die Prozesse (Geschäftseingang bis zur Aussonderung/Vernichtung) und Geschäftskontrolle innerhalb der OV festgelegt. Ausserdem führt die in der OV enthaltene Negativliste auf, welche Informationen nicht geschäftsrelevant sind und somit nicht bewirtschaftet werden müssen.
Ordnungssystem (OS)

Das OS ist die Grundlage, um Informationen zu verwalten und dient als Ablage für alle Geschäftsdokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Der Aufbau eines OS ist hierarchisch und umfasst sämtliche Aufgaben eines Unternehmens. Es werden auch Metadaten wie Aufbewahrungspflicht, Archivwürdigkeit, Datenschutz, Zugriffe und Federführung verwaltet. Dies macht den Umgang mit Informationen personenunabhängig und effizient.
Geschäftsdossier

Jedes Geschäftsdossiers beinhaltet sämtliche Geschäftsdokumente, welche für die Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts benötigt werden. Es werden auch Metadaten wie Titel, Federführung, Eröffnungs- und Abschlussdatum auf dem Geschäftsdossier geführt. Bei Geschäftsabschluss können nicht geschäftsrelevante Informationen aus dem Geschäftsdossier vernichtet werden.

Lebenszyklus von Geschäftsdokumenten

Wird ein Geschäft professionell verwaltet, durchlaufen die Geschäftsdokumente in ihrer Lebensdauer fünf verschiedene Lebensphasen.

Hinweis: Diese Lebensphasen gelten für Papier und elektronische Geschäfte.

Voraussetzungen
In der ersten Phase müssen die Voraussetzungen in der Geschäftsverwaltung geschaffen werden, damit der Lebenszyklus von Geschäftsdokumente beginnen kann. Sie hängen von den rechtlichen Vorgaben, den Anforderungen an die Geschäftsdokumentenarbeit, den individuellen Prozessen sowie von der Art und Zweck der Verarbeitung der Geschäftsdokumenten des Unternehmens ab.

Geschäftseingang
In dieser Phase entstehen die Geschäftsdokumente oder kommen dem Unternehmen in Papier oder elektronisch zu. Geschäftsdokumente können manuell oder automatisiert aus unterschiedlichen Quellen / Daten zusammengefügt und erstellt werden. Abschliessend können die Geschäftsdokumente in einem Geschäftsdossier abgelegt (vorzugsweise in einem OS) und für die Geschäftsbearbeitung vorbereitet werden.

Geschäftsbearbeitung
In dieser Phase werden die Inhalte der Geschäftsdokumente abgestimmt, weitergegeben und bearbeitet. Dazu werden die entsprechenden Geschäftsprozesse des Unternehmens verwendet.
Eine bedeutende Rolle spielen in dieser Phase die Revisionssicherheit (rechtliche Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmässigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffschutz), Versionisierung und Freigabe, um Sicherheit und Transparenz in die Geschäftsverarbeitung zu bringen.

Geschäftsabschluss
In dieser Phase stehen die abgeschlossenen und unveränderbaren Geschäftsdokumenten eines Geschäftsdossiers, bis ihre Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, zur Verfügung.

Aussonderung/Vernichtung
In dieser Phase werden die abgeschlossenen Geschäftsdossiers, bei denen die Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, je nach geltenden Richtlinien (Archivwürdigkeit, Datenschutz, etc.) vernichtet oder ins zuständige Archiv (Bundes-, Staats- oder Gemeindearchiv) ausgesondert.
Bei der Aussonderung werden die Geschäftsdossiers für die Archivierung vorbereitet. Dabei ist zu beachten, dass die Geschäftsdokumente in einem archivtauglichen Format (Dateiformat, das die Anforderungen an die Archivtauglichkeit erfüllt und eine langfristige Lesbarkeit der Informationen ermöglicht) abgegeben werden.

Voraussetzungen der Geschäftsverwaltung

Um eine fachgerechte und professionelle Geschäftsverwaltung gewährleisten zu können, müssen drei Voraussetzungen erfüllt werden.

Prozesse

Unter Prozesse werden die Geschäftsprozesse der Ablauf- und Aufbauorganisation verstanden. Diese müssen vorhanden sein, damit eine reibungslose Geschäftsbearbeitung möglich ist.
Aktenführung

Unter Aktenführung wird die effiziente und systematische Planung, Durchführung und Kontrolle einer nachvollziehbaren und vollständigen Aufzeichnung von Geschäften und die fachgerechte Verwaltung der dabei entstehenden Geschäftsdokumenten verstanden. Dazu gehören Geschäftseingang, -bearbeitung, -abschluss und Aussonderung/Vernichtung von Geschäftsdokumenten. Zudem ist die Gewährleistung des Datenschutzes und des Öffentlichkeitsprinzips sowie ein aussagekräftiges Bild der Aufgaben eines Unternehmens mit einer ordnungsgemässen Aktenführung und Archivierung gegeben.
Geschäftskontrolle

Unter Geschäftskontrolle wird die Qualitätssicherung der Geschäftsverwaltung verstanden. Dazu gehören die Kontrolle über das Einhalten von gesetzlichen Fristen, Nachvollziehbarkeit der laufenden und abgeschlossenen Geschäftsprozesse und Auswertungen von Geschäftszahlen.

Fazit

Eine geplante und gesteuerte Verwaltung und Bewirtschaftung von Geschäftsdokumenten unterstützt eine effiziente, transparente und nachvollziehbare Geschäftsbearbeitung. Durch den Grundsatz des Records Management ist es möglich, dass jederzeit der Stand eines Geschäfts vollständig ersichtlich ist. Geschäftsdokumente können dadurch wiedergegeben werden, was mitgeteilt, entschieden oder welche Massnahmen getroffen wurden. Es zeigt den Stand der Geschäftsprozesse, welche behandelt und unterstützt wurden auf und legt Rechenschaft gegenüber den Geschäften eines Unternehmens ab.