Wie spielen Informationslebenszyklus und Records Management zusammen?

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Menge wichtiger Informationen, die in unserem privaten, wie geschäftlichen Leben genutzt werden. Das können Dokumente, Dateien, E-Mails und vieles mehr sein. Der gesamte Lebenszyklus dieser Informationen, also von ihrer Erstellung über die Nutzung bis hin zur Aufbewahrung oder Löschung, ist sehr wichtig. Nun, die Integration dieses Informationslebenszyklus mit dem Records Management kann wie ein Puzzle sein, bei dem alle Teile richtig zusammenpassen müssen. Dieser Artikel bietet eine Einordnung dieser komplexen Thematik.

Begriffsdefinitionen

Starten wir erstmal mit den Begriffsdefinitionen.

Unter dem Begriff Informationslebenszyklusmanagement (kurz ILM) wird, gemäss Wikipedia, bei Fachmagazinen (bspw. Swiss IT Magazine) und auch bei unterschiedlichen Lösungsanbietern (bspw. Veritas) grundsätzlich als Speicherstrategie verstanden. Somit geht es darum, welche Daten (entsprechend ihrem unternehmerischen Wert) auf welchen Speichermedien zu «lagern» sind. Dies schliesst auch die Regeln und Prozesse ein, wenn Daten in ein entsprechendes geeigneteres Speichermedium verschoben werden.

Beim Begriff Records Management (kurz RM) oder Synonym auch Schriftgutverwaltung, geht es um das systematische Aufzeichnen von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Nebst der Prozess- und Dossier -Sicht (Content und Context) während der Bearbeitungsphase (aktive Phase) wird auch der passiven Phase die gleiche Bedeutung beigemessen. Somit wird auch beim RM der Lebenszyklus von Akten (Daten, Informationen) betrachtet.
 

Fragestellung anhand eines Beispiels

Bei einem Informationssystem, nennen wir es «ABC-System» steht ein Technologie-Wechsel an. Das System welches heute im Rechenzentrum als klassische Client-Server Lösung im Einsatz ist, soll in eine moderne SaaS Lösung (Software as a Service in der Cloud) überführt werden. Als Migrationsstrategie wird festgelegt, dass Daten und Informationen welche älter als 2 Jahre sind, nicht auf die neue Lösung migriert werden. Natürlich soll nach einer erfolgreichen Überführung das alte System (Hardware und Software) möglichst zeitnah abgebaut werden damit nicht noch unnötige Lizenz- sowie Stromkosten etc. das Budget belasten.

Somit ergibt sich aus Sicht Daten und Informationen eine mögliche Fragestellung:

 

Können die Daten und Informationen, welche älter sind als 2 Jahre, einfach auf dem alten System gelöscht werden?

Antwort gemäss RM-Theorie (WAS)

Um eine Antwort auf die erwähnte Fragestellung zu bekommen, müssen die Daten/Informationen von dem oder der Datenowner:in bewertet werden. Wenn wir uns am Lebenszyklus von Daten/Informationen orientieren (siehe Grafik unten), ergeben sich folgende Fragen:

Welche gesetzlichen und administrativen Aufbewahrungsfristen gelten?

z.B. Buchhaltungsbelege

Gibt es einen Anspruch auf eine Langzeit-Archivierung?

z.B. Bau-/Umbaupläne von historischen Gebäuden

Gibt es datenschutzrelevante Aspekte zu beachten?

z.B. Löschen von Personendaten ist ein MUSS

Pfeil: Aktive Phase

ERÖFFNEN: E-Mails, Briefe, etc. werden in einem Geschäftskontext abgelegt.

BEARBEITEN: Daten/Informationen werden erarbeitet/bearbeitet.

Pfeil: Passive Phase

ABSCHLIESSEN: Wenn das Geschäft erledigt ist (z.B. Projekt ab-geschlossen) stehen die Daten/ Informationen nur noch lesend zur Verfügung.

AUFBEWAHREN: Aufbewahrung der Daten/Informationen auf Basis von rechtlichen und administrativen Aufbewahrungspflichten.

Pfeil: Langzeitarchiv

ARCHIVIEREN ODER VERNICHTEN: Nach Ablauf der Aufbewahrung können die Daten/Informationen gelöscht werden oder ins Langzeitarchiv überführt werden.

In Bezug auf unsere Fragestellung kann festgehalten werden, dass alle Daten/Informationen, welche sich in der aktiven Phase befinden, auf die neue Cloud Lösung migrierten werden müssen. Auch wenn Diese älter als 2 Jahre sind.

Bei den Daten / Informationen, welche sich in der passiven Phase befinden (gehen wir bspw. von einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren aus) muss eine Lösung gefunden werden. Mögliche Varianten könnten wie folgt aussehen:

1. Variante: Migration aller Inhalte jünger als 5 Jahre der aktiven Phase in die neue Cloud Lösung

2. Variante: Migration aller Inhalte jünger als 5 Jahre der aktiven Phase auf ein günstiges Speichermedium

Antwort gemäss ILM-Theorie (WIE)

Wenn wir jetzt das RM (WAS) mit dem ILM (WIE) verbinden, können wir für unser Beispiel «ABC-System» (gilt aber auch für alle anderen Anwendungen) die bestmögliche Speicherstrategie ableiten. D.h. ein möglicher Ansatz wäre, dass pro Phase überprüft werden kann, was die genauen Anforderungen (z.B. Datenmenge, Geschwindigkeit, Bearbeiten/Löschen/Lesen etc.) sind und diese mit den möglichen besten technischen Lösungen zu verknüpfen.
 

Pfeil System/Speicher A
Pfeil System/Speicher B
Pfeil System/Speicher C
Pfeil: Aktive Phase transparent
Pfeil: Passive Phase transparent
Pfeil: Langzeitarchiv transparent

Fazit

Die Integration von Informationslebenszyklusmanagement und Records Management ist für Unternehmen im digitalen Zeitalter von entscheidender Bedeutung. Durch eine strategische Datenverwaltung, die auf den Lebenszyklus und den Wert der Informationen abgestimmt ist, können Unternehmen nicht nur signifikante Kosteneinsparungen erzielen, sondern auch gewährleisten, dass Informationen optimal geschützt und bedarfsgerecht abrufbar bleiben. Die kontinuierliche Optimierung von Informationslebenszyklusmanagement und Records Management ist daher nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern ein strategischer Imperativ für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen in einem zunehmend vernetzten und datengetriebenen Marktumfeld.

Ihr Ansprechpartner

Kijany Velauthan, Ironforge Consulting AG

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