Nouveau système GEVER pour l'OSAV : de la migration à l'exploitation courante

De quoi s'agit-il ?

Le projet d'office GENOVA OFAG (Office fédéral de la sécurité alimentaire et des affaires vétérinaires) est un projet au sein du programme GENOVA DFI, qui était lui-même une partie du programme GENOVA Confédération. L'objectif du projet était de remplacer l'ancien système GEVER Fabasoft par le nouveau standard fédéral Acta Nova. Une pièce très importante du puzzle était la migration des données existantes dans le nouveau système. L'ensemble du Département fédéral de l'intérieur (DFI), ainsi que l'OFAG en particulier, ont travaillé pendant plus de 15 ans avec l'ancien système GEVER et ont ainsi produit une grande quantité de données. Cette quantité de données a pu être transférée avec succès dans le nouveau système GEVER Acta Nova lors du week-end d'introduction.

Migration de Fabasoft vers Acta Nova

La migration des données existantes de l'ancien système GEVER « Fabasoft » vers le nouveau système GEVER « Acta Nova » a constitué une partie très importante du projet « GENOVA BLV ». Le Département fédéral de l'intérieur (DFI), et plus particulièrement l'OFAG, utilisaient l'ancien système GEVER depuis plus de 15 ans et avaient ainsi généré un volume considérable de données. Ces données ont été transférées avec succès vers le nouveau système GEVER.

Après le passage réussi de l'ancien système GEVER au nouveau, l'OSAV ne disposait pas de suffisamment de compétences techniques et de ressources pour mener à bien toutes les tâches à accomplir. C'est pourquoi cette tâche a été confiée à un prestataire externe. En remportant le marché, Ironforge a ainsi contribué, même après la mise en place du nouveau système GEVER, à soutenir l'OFAG dans ses activités liées à GEVER grâce à son expertise professionnelle, son engagement et sa disponibilité, ainsi qu'à son attitude intéressée et dévouée. 

Programme «GENOVA Bund»

Le programme «GENOVA Bund» avait pour objectif d'introduire, avec le produit «Acta Nova», une nouvelle solution standard pour la gestion électronique des affaires dans tous les départements et de mettre en place une exploitation centralisée. Le projet a démarré en 2015 et s'est achevé en 2021, après que les dernières unités de l'administration fédérale eurent adopté le nouveau système GEVER.

Une fois mis en place, 26 000 utilisateurs ont pu utiliser le nouveau système GEVER sans restriction. À cette époque, le système GEVER était également installé pour 3 500 utilisateurs supplémentaires dans les représentations suisses à l’étranger, mais n’était utilisable que de manière ponctuelle en raison de contraintes techniques.

L’utilisation de la nouvelle norme fédérale GEVER permet des processus plus efficaces dans l’ensemble de l’administration fédérale.

• Stockage centralisé des données et des documents
• Les processus opérationnels peuvent être traités de manière numérique et automatisée
• Cryptage automatique des documents confidentiels
• Prise en charge par le système des projets d'administration en ligne actuels et futurs
• Réduction prévue des coûts d'exploitation au cours des dix prochaines années, soit des économies de plus de 180 millions de francs 

GEVER

Au sein de l'administration fédérale, le terme «GEVER» désigne la gestion électronique des affaires.

La mission de GEVER consiste à gérer par voie électronique les informations pertinentes pour les affaires qui sont générées par les unités administratives dans le cadre de leur mandat légal.

Les unités administratives suivantes sont prises en charge par GEVER :

• Gestion des dossiers
• Gestion des processus (c'est-à-dire l'attribution, l'exécution et le suivi des tâches)
• Contrôle des activités conformément au manuel d'organisation GEVER

Cela facilite les activités administratives et garantit la traçabilité ainsi que la prise en charge du cycle de vie complet (c'est-à-dire de la création à l'archivage ou à la destruction, en passant par l'utilisation, le stockage et l'élimination) des dossiers. De plus, GEVER constitue la condition préalable à la mise en place de processus de gestion continus et automatisés, couvrant l'ensemble des organisations et des systèmes.