Numérisation de l'avis de taxe professionnelle Allégement des charges pour 3,9 millions d'entreprises

Des normes cohérentes et pérennes réduisent la bureaucratie. Si, par exemple, les entreprises doivent consacrer moins de temps et de frais au traitement des avis sur papier, il reste plus de place pour l'innovation "Made in Germany". Un objectif auquel nous participons sous l'égide du ministère des Finances de Hesse et du ministère fédéral des Finances (BMF) dans le domaine thématique Fiscalité & Douanes de l'OZG. Ainsi, depuis avril 2023, environ 3,9 millions d'entreprises ainsi que plus de 50.000 conseils fiscaux et services fiscaux de groupes peuvent demander un avis de taxe professionnelle numérique et lisible par machine.

Situation de départ et objectif

Il existait jusqu'à présent 600 formats papier différents d'avis de taxe professionnelle en Allemagne, gérés de manière autonome par 11.000 communes. Pour les grandes entreprises multi-sites, la vérification et le traitement manuels des avis de taxe sont particulièrement fastidieux. L'objectif du projet OZG est donc de mettre en place un processus sans rupture de média, dans lequel les informations et les avis relatifs à la taxe professionnelle sont transmis sous forme numérique. La numérisation administrative promet aux municipalités une réduction de la charge de travail lors du traitement et aux entreprises assujetties à la taxe professionnelle et à leurs bureaux fiscaux une plus grande facilité d'utilisation.

Un format pour tous

Nous avons effectué un certain nombre de travaux préparatoires pour que l'avis uniforme au niveau fédéral puisse être traité depuis le dépôt de la déclaration de taxe professionnelle jusqu'à son envoi dans la boîte aux lettres numérique de l'entreprise. À la demande du ministère des Finances du Land de Hesse, il s'agissait de modérer et d'harmoniser les différentes exigences des 16 Länder, du ministère fédéral de l'Intérieur et de la Patrie (BMI), des municipalités pilotes ainsi que des entreprises et des fabricants de procédures spécialisées.

La solution : un format de données uniforme à l'échelle nationale basé sur le PDF/A3 pour l'avis de taxe professionnelle. La transmission électronique des données via ELSTER-Transfer a été spécialement préparée à cet effet. Parallèlement, nous avons préparé 18 fournisseurs de systèmes de gestion budgétaire, de trésorerie et de facturation (HKR) à la migration de leurs logiciels.

Pilote et déploiement 

Avant le déploiement dans toutes les municipalités allemandes, l'aptitude à l'utilisation de la nouvelle procédure a été testée de manière intensive. 60 municipalités engagées ont participé au programme pilote. Une trentaine d'entre elles ont testé les avis numériques en collaboration avec leurs fournisseurs de systèmes HKR et des entreprises pilotes.

Avec un résultat positif, les entreprises et les conseillers fiscaux peuvent désormais choisir de recevoir l'avis de taxe professionnelle sous forme numérique directement lors du dépôt d'une déclaration de taxe professionnelle. Si la municipalité concernée remplit les conditions organisationnelles et techniques, elles recevront l'avis de taxe professionnelle sous forme numérique.

Comme cela n'est pas encore possible dans de nombreuses communes, le groupe de pilotage a choisi une approche intéressante pour faire coïncider l'offre et la demande : En indiquant dans "Mon ELSTER" le souhait d'une livraison électronique, les communes et les Länder obtiennent des informations précieuses sur la demande de cette nouvelle offre. Les entreprises ne subissent aucun préjudice : Les municipalités continuent automatiquement à envoyer l'avis de taxe professionnelle habituel sur papier tant que la transition vers le format numérique est en cours.

Les municipalités disposent ainsi de tous les éléments d'infrastructure nécessaires à une notification électronique réussie et juridiquement sûre des avis de taxe professionnelle numériques - et donc au respect de la loi sur l'accès en ligne.