Data protection information for applicants

We, Ironforge Consulting AG, process the personal data that you provide in the application process. This includes your name, address, date of birth, telephone and mobile numbers, e-mail addresses, channel through which you became aware of us and the personal data resulting from your application documents and in the context of job interviews.
We process applicant data in accordance with Art. 6 para. 1 lit. b GDPR in conjunction with § 26 BDSG exclusively for the purpose of the application process (implementation of pre-contractual measures as part of the application process).
Data that you enter as part of the application process will be stored for a maximum of six months.

Bearbeitung von Personendaten

Personendaten sind alle Angaben und Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Dazu gehören deine Kontaktdaten wie zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Telefonnummern, Anschrift, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse und wie Du auf uns aufmerksam geworden bist und alle weiteren Unterlagen die personenbezogenen Daten, die sich auf deinen Bewerbungsunterlagen im Rahmen von Bewerbungsgespräche ergeben.

Anwendbares Recht

Unsere Personendatenbearbeitung richtet sich nach dem anwendbaren Schweizer Recht (Bundesgesetz über den Datenschutz DSG); die Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG) und andere gegebenenfalls anwendbare datenschutzrechtliche Bestimmungen.

Geltungsbereich

In dieser Bewerber- Datenschutzerklärung informieren wir dich über die wichtigsten Aspekte der Datenbearbeitung in unserem Bewerbungsprozess.

Kontaktdaten

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitung durch:
Ironforge Consulting AG 
Thunstrasse 164 
3074 Muri b. Bern
Mail: info@ironforge.ch
Telefon: +41 31 511 23 24
Web: www.ironforge.ch

Sowie im Einzelfall durch unseren Konzernverbund
]init[ AG
Köpenicker Strasse 9
10997 Berlin
Deutschland

Aufsichtsbehörde für die Schweiz
Eidgenössischen Öffentlichkeits- und Datenschutzbeauftrager, EDÖB
Feldeggweg 1
3003 Bern
Schweiz
Web: www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html

Bearbeitung personenbezogener Daten

Datenerhebung

Wir erheben Bewerberdaten, die uns eingereicht und offengelegt werden (z. B. Namen und Vornamen, die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern, Bewerbungsunterlagen, Informationen, die während der Gespräche bekannt gegeben werden). Diese Daten werden in der Bewerberdatenbank gespeichert. Wir können auch Daten von Dritten erhalten (z. B. Auskünfte Ihrer Referenzpersonen oder eines Personalvermittlers).

Datenzweck

Wir verarbeiten Bewerberdaten zum Zweck der Prüfung deiner Eignung für die beworbene Stelle bzw. zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsprozesses.
Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet. Sie sind nur Mitarbeitenden von HR-Recruiting und den für die Auswahl verantwortlichen Personen bei der Ironforge zugänglich. Deine Daten werden nicht an Unternehmen oder Personen ausserhalb der Ironforge und unserer Muttergesellschaft] init[ AG weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet. Kommt es zu einer Anstellung, werden die Daten an das HR weitergeleitet und in deiner Personalakte gespeichert. Die Datenbearbeitung im Rahmen eines anfälligen Anstellungsverhältnisses werden dort geregelt.

Einwilligung

Du kannst deine Bewerbung und/oder die Aufbewahrung deiner Bewerbungsdaten jederzeit widerrufen. Vorbehalten bleibt die Aufbewahrung von Daten, die wir aufgrund der geltenden Gesetze und Vorschriften behalten müssen.

Datenhaltung

Deine Bewerberdaten werden in einem Rechenzentrum in der Schweiz/EU gespeichert.

Aufbewahrung und Datenlöschung

Deine Bewerberdaten werden so lange gespeichert und verarbeitet, wie dies zur Erreichung der Zwecke ihrer Erhebung erforderlich ist oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften, welchen wir unterliegen, vorgesehen wurde.
Spätestens 6 Monate nach Bekanntgabe der Absage werden deine Daten anonymisiert und alle deine Bewerbungsunterlagen werden gelöscht.
Die Daten werden in anonymisierter Form für statistische Zwecke und zur Verbesserung des Bewerbermanagements (z. B. Dauer der Stellenbesetzung, Herkunftskanäle usw.) bearbeitet. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.
Falls Du einer längeren Speicherung in unserer Datenbank ausdrücklich zustimmen (für zukünftig passende Stellen), werden wir zu einem vereinbarten Zeitpunkt die Daten später löschen, jedoch spätestens nach 2 Jahren.

Du kannst deine Bewerbung und/oder die Aufbewahrung deiner Bewerbungsdaten jederzeit widerrufen. Vorbehalten bleibt die Aufbewahrung von Daten, die wir aufgrund der geltenden Gesetze und Vorschriften behalten müssen.

Datenschutz für bewerbende Freelancer

Wir verarbeiten Bewerbungen und personenbezogene Daten vollständig elektronisch.

Wir, die Ironforge Consulting AG, verarbeiten personenbezogene Daten, die du selbst über unser Onlineformular angibst, per E-Mail an unsere HR-Abteilung übermittelst oder die uns eine Personalvermittlung mit deiner Einwilligung übermittelt.

Dazu gehören Name, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adresse sowie weitere Informationen zu deinen Fähigkeiten, deiner Branchenkompetenz und deinem beruflichen Schwerpunkt, die sich aus deinen Bewerbungsunterlagen und im Rahmen von Bewerbungsgesprächen ergeben. Ergänzend kannst du uns über das Bewerbungsformular eine persönliche Nachricht mit weiteren Informationen übermitteln.

Bewerberdaten verarbeiten wir ausschliesslich zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens (Prüfung und Durchführung vorvertraglicher Massnahmen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens).

Sofern wir nach Abschluss des Bewerbungsprozesses einen Dienstleistungs-/Werkvertrag mit dir abschliessen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Durchführung des Auftragsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet (Bundesgesetz über den Datenschutz DSG, Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz VDSG und andere gegebenenfalls anwendbare datenschutzrechtliche Bestimmungen).

Sofern keine Beauftragung erfolgen sollte, werden deine Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für 6 Monate gespeichert. Anschliessend werden deine Daten anonymisiert und alle deine Bewerbungsunterlagen werden gelöscht. Die Daten werden in anonymisierter Form für statistische Zwecke und zur Verbesserung des Bewerbermanagements (beispielsweise Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.) bearbeitet. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

Falls du Interesse hast, in unser Freelancer-Pool aufgenommen zu werden, holen wir mit Abschluss des Bewerbungsverfahrens per E-Mail deine Einwilligung ein. Deine Daten werden in diesem Fall für einen Zeitraum von zwei Jahren gespeichert, um dich bei passenden Projekten oder neuen Stellenangeboten kontaktieren zu können.  Deine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Wende dich bitte hierzu an recruiting@ironforge.ch .

Bei einer Bewerbung über unser Online-Formular werden die von dir eingegebenen Daten sowie Dateien (Bewerbung) per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Die Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet, betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (EU-Gesetzgebung). Zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Personio wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Auf deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff. Alle unsere Mitarbeiter:innen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datenschutzes nach Datenschutzgesetz (DSG) verpflichtet.

Bitte beachte, dass eine Bewerbung per E-Mail unverschlüsselt an uns übermittelt wird, bevor sie in der Datenbank gespeichert wird. Wir empfehlen daher die Bewerbung über unser Online-Formular und bitten, bei der Bewerbung per E-Mail von der Angabe sensibler Daten abzusehen.

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess kannst du uns jederzeit über recruiting@ironforge.ch kontaktieren.

Deine Rechte als betroffene Person

Auskunftsrecht

Mit einem Auskunftsbegehren kannst Du Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten über dich bearbeitet werden. Wenden Sie sich dazu schriftlich unter Vorlage eines amtlichen Ausweises an recruiting@ironforge.ch .

Recht auf Löschung

Du hast das Recht zu verlangen, dass deine Personendaten gelöscht werden, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Falls wir jedoch verpflichtet sind, deine Personendaten aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungspflichten dennoch zu behalten, können wir in diesen Fällen deine Personendaten daher nur soweit erforderlich einschränken bzw. sperren.

Recht auf Einschränkung der Bearbeitung

Du hast zudem das Recht, von uns die Einschränkung der Bearbeitung deiner Personendaten zu verlangen.

Widerruf

Du hast das Recht, deine Einwilligung zur Bearbeitung deiner Personendaten, grundsätzlich mit Auswirkung für die Zukunft, jederzeit zu widerrufen.

Beschwerderecht

Wenn Du denkst, dass die Bearbeitung deiner Personendaten gegen das Datenschutzrecht verstösst oder deine datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, kannst du dich bei der für dich zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.
Für Fragen im Zusammenhang mit dem von uns gelebten Datenschutz und für Informationen bezüglich Ihrer Rechte sowie für deren Geltendmachung können Sie sich jederzeit an uns unter den in Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktmöglichkeiten wenden.

Weitergabe von Daten an Dritte

Deine Bewerberdaten werden in einem Rechenzentrum in der Schweiz sowie in der EU gespeichert. Eine Übermittlung deiner persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Bei Dritten handelt es sich um den Technologieanbieter Microsoft Cloud Services. Deine Bewerberdaten werden vom Technologieanbieter verschlüsselt, worauf nur wir Zugriff haben.

Die rechtlichen Vorschriften zur Weitergabe von Personendaten an Dritte werden eingehalten. Sofern wir Auftragsbearbeiter einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Massnahmen, um für den Schutz Ihrer Personendaten gemäss den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Grenzüberschreitende Bekanntgabe

Grenzüberschreitende Bekanntgabe in Drittstaaten ohne adäquates Datenschutzniveau: Die Datenhaltung erfolgt in einem Rechenzentrum in der Schweiz / EU.

Es erfolgt keine Bekanntgabe in Drittstaaten ohne adäquates Datenschutzniveau oder nur unter der vertraglichen Verpflichtung zur Einhaltung eines genügenden Datenschutzniveaus (EU Standardvertragsklauseln).

Datensicherheit

Personenbezogene Daten werden von uns durch technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen geschützt. Sie werden gegen den Zugriff nicht berechtigter Personen, Zerstörung und Verlust gesichert. Unsere Datenverarbeitung und unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Sämtliche Mitarbeitenden des HR-Recruiting sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet. Die Sicherheit deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Bedenken aber aber, dass keine Methode der Übertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung eine 100%-ige Sicherheit gewährt.

Stellenausschreibung über Social Media Kanäle

Wir machen unsere Stellenausschreibungen teilweise über LinkedIn, oder andere Social-Media-Kanäle bekannt. Du hast dabei die Möglichkeit, deine jeweiligen Profildaten mit uns zu teilen, unsere Recruiter direkt anzuschreiben.
Solange du Ihr jeweiliges Plattform-Profil mit uns teilen, werden wir Sie bei Eignung für eine passende Stelle kontaktieren. Verwenden Sie eine «Suche nach Jobangeboten»-Funktion auf einer der Plattformen, so werden Ihre Profilinhalte möglicherweise automatisiert mit uns geteilt, sofern wir ein möglicherweise passendes Stelleninserat publiziert haben.
Die Plattformen werden möglicherweise Ihr Interesse an unserem Stellenausschreibungsinserat dazu verwenden, Ihnen weitere Inserate und Inhalte anzuzeigen. Auf diese weiteren Verarbeitungsschritte haben wir keinen Einfluss.
Abhängig von der Art, wie du auf der jeweiligen Plattform mit unserer Stellenausschreibung interagierst, erhalten wir folgende Daten von dir:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Von Ihnen geteilte Profilinformationen (Ausbildung, bisherige Arbeitgeber, etc.)
• Hochgeladene CVs
• Zeugnisse

Diese Daten verarbeiten wir zum Zweck der Prüfung deiner Eignung für die beworbene Stelle bzw. zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsprozesses. Passt dein Profil mit einer ausgeschriebenen Stelle überein, so übertragen wir deine Informationen in unseren ordentlichen Bewerbungsprozess. Nutzt du bei deiner Bewerbung das Online-Formular werden die von dir eingegebenen Daten sowie Dateien (Bewerbung) per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Bitte beachte, dass eine Bewerbung per E-Mail unverschlüsselt an uns übermittelt wird, bevor sie in der Datenbank gespeichert wird. Wir empfehlen daher die Bewerbung über unser Online-Formular. Die Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet, betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (EU-Gesetzgebung). Zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Auf deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff. Alle unsere Mitarbeiter:innen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datenschutzes nach Datenschutzgesetz (DSG) nach. Die Datenbearbeitung im Rahmen eines anfälligen Anstellungsverhältnisses werden mit Personio dort geregelt. 
Informationen über die Aufbewahrungsdauer der von den Plattformen verarbeiteten Daten finden Sie in der entsprechenden Datenschutzerklärung der jeweiligen Anbieter.

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern oder neuen Bearbeitungsmethoden anzupassen.

Allgemeine Datenschutzhinweise